泉州市中级人民法院
关于在本院设立电子文档中心的通知
本院各部门:
为进一步推进电子卷宗随案同步生成和深度应用工作,构建实时、完整、可信的电子卷宗,充分发挥电子诉讼文件和电子诉讼档案(下称电子文档)在法院信息化建设及其他各项工作中的基础性和决定性作用,经院党组研究,决定在本院设立电子文档中心,实行以电子文档同步生成为主特征的辅助事务集约化、一站式、流水线工作机制。
第一条【职能】电子文档中心挂靠审判管理办公室,设在本院四楼西侧,受审判管理和信息化建设双重领导,统筹管理本院并指导全市法院电子卷宗工作,具体职能包括以下:
(一)统一接收诉讼服务中心在立案后移交的立案材料,审判部门在审理中移交的过程材料,同步扫描、编目和流转;
(二)统一接收当事人、代理人、辩护人于案件受理后到本院递交的诉讼材料,同步扫描、编目和流转;
(三)统一接收邮寄给本院的各类快递和信件(机要件由办公室统一收转),集中拆封、分拣和分流,对涉案的诉讼材料同步扫描、编目和流转;
(四)统一办理法庭中形成的各类笔录、新提交诉讼材料的扫描和编目,建立“每庭必扫”登记、跟踪和核销机制,书记员庭后及时移交电子文档中心扫描,扫描中一并检查全卷材料,发现遗漏扫描的,一次性补扫;
(五)统一办理本院所有邮寄送达,适时逐步扩大到全部送达工作,探索新型送达方式,实行集约化、信息化管理。在送达中,同步完成对送达材料、送达回执材料的扫描和编目;
(六)管理本院送达专用章(及其电子章),协助各业务部门在格式文书上加盖送达专用章,盖章后同步扫描和编目;协同办公室监督管理裁判文书等通过智慧办案系统加盖电子公章(院章)工作的落实情况;
(七)试点电子文档中心协助办案人员制作传票、通知书等格式文书,探索文书制作、用章、文印、送达一站式、流水线作业服务,期间同步完成对格式文书的生成、扫描和编目;
(八)试点电子文档中心负责全院各类案件的文书打印、装订工作,在文印后同步检查文书是否扫描和编目,发现尚未扫描编目的,由电子文档中心直接办理;
(九)试点电子文档中心在执行本条第一至八项的收转、扫描、编目、送达、用章、文印等工作中,同步协助各业务部门将诉讼材料或法律文书上载明的当事人、代理人、开庭、审限、送达、结案、生效等案件流程信息完整准确录入办案系统;
(十)试点电子文档中心协助办案人员全程代管纸质卷宗工作,立案后不再移交给承办法官直至案件归档,办案人员全程网上审理,需要纸质卷宗另行借阅;
(十一)开通服务电话,对外提供电子文档查阅复制、领取生效证明的预约和接待服务;
(十二)推动与公安机关、检察机关、市监部门、通讯运营商、电子商务公司、物流公司等在电子卷宗、身份、通讯、地址等方面的基础数据与电子文档的对接和融合应用;
(十三)维护泉州法院智慧办案系统等信息化系统,接受并处理全市法院工作人员和当事人等对各个系统存在问题的反馈和建议;
(十四)贯彻执行院党组的工作部署,研究、规划电子文档及其信息化系统的研发和应用。对全市法院电子卷宗同步生成和深度应用工作进行指导、检查和监督。
第二条【步骤】本通知自2018年7月26日起施行,其中本通知第一条第(一)至(四)项同步实施,其他职能的具体实施时间另行下发文件通知。
泉州市中级人民法院办公室
2018年7月23日